6 - Comptabilité | Récupérer les factures en PDF

Transcription automatique de la vidéo (générée par YouTube).

désormais pour gérer la comptabilité de ma boutique woocommerce j'ai eu pas mal de retours sur certaines personnes qui aimeraient justement l'automatiser et qui ne savent pas comment faire pour récupérer leurs pièces joines donc c'est une petite trouvaille que j'ai fait récemment et que j'ai partagé avec Julien et je pense que ça va intéresser beaucoup d'entre vous donc qu'est-ce qu'on a besoin de faire concrètement donc là je vais vous demander d'être très concentré il y aura quelques petites subtilités à comprendre mais vous allez voir il y

a rien de compliqué en soit ce qu'on a besoin de faire c'est d'utiliser le module woocommerce du coup qui est juste ici donc dans les commandes dans order on va venir search for an order donc tout simplement pour récupérer les commandes qu'on a eu précédemment sur notre boutique on met notre boutique on connecte notre boutique comme d'habitude et ici on va rien remplir comme champ et par contre à la limite on va mettre uniquement le nombre de commandes qu'on veut récupérer on pourrait venir pourquoi pas

récupérer uniquement les commandes complètes ou en attente en process et cetera on pourrait aussi venir chercher des commandes directement avec un certain nom ou on pourrait venir via id ou via client directement moi ce que je veux c'est vraiment récupérer toutes les commandes de cette boutique là donc dans la limite je mets 100 si vous en avez 1000 vous mettez 1000 et cetera je mets 100 à partir de là ce que je vais faire c'est venir lancer uniquement ce module et voir ce qu'il en ressort

donc là logiquement ça me récupère toutes les commandes je clique et effectivement on voit que j'ai plusieurs bundles donc ce qu'on appelle un lot on voit que c'est une commande à chaque fois un bundle est égal à une commande on voit que j'ai eu huit commandes sur cette boutique et donc dans ce cas-là moi j'aimerais récupérer tous les champs vraiment le nom le prénom nom de la personne le total comment est-ce que la personne a payé la pièce jointe et cetera donc pour ça pour ma

part je travaille avec airtable donc c'est une base de données plutôt que Google sheets qui est une feuille de calcul où je vais pouvoir venir stocker toutes les données là on le voit typiquement ici le numéro de commande l'ID client le prix la méthode de paiement la date de la commande et bien sûr la facture donc moi ce que j'aimerais du coup c'est donc utiliser airtable si vous utilisez Google sheets c'est exactement pareil si vous vous avez envie de le faire sur Google sheets vous pouvez

très bien aller directement sur Google sheets cliquez ici euh create new r donc add euro et utiliser ce module là du coup à la place de create record sur airtable sachez qu'table aussi une version gratuite donc vous pouvez très bien l'utiliser je vous mettrai aussi mon code d'affiliation si vous voulez utiliser airtable donc n'hésitez pas en tout cas moi je trouve ça beaucoup plus cool ça vous permet aussi de créer des formulaires sur table des tableurs des vu camban en galerie des chronologies euh de faire

des automatisations des formulaires des dashboards interactifs de stocker votre données et cetera donc typiquement j'ai un ami à moi qui a une boutique sur et et qui a rempli vraiment toute sa base de données avec toutes ses ventes et qui sait du coup quel jour il vend le mieux à quel client qui a commandé le plus souvent et cetera il a des dashboards interactifs assez sympa en cliquant ici sur interface on peut venir voilà bon là c'est un dashboard vraiment simple j'ai rien configuré mais on

peut venir vraiment le faire automatiquement donc je vais retourner sur ma base de données comptabilité et ici tout simplement je suis venu ajouter des champs donc là par exemple je pourrais très bien venir mettre texte sur une seule ligne et mettre prénom client par exemple voilà et donc à chaque fois j'ai ajouté des champs donc des colonnes client ID et cetera donc là je vais supprimer ça hop on va revenir ici donc une fois que j'ai toutes ces informations du client ce que je veux bah

c'est connecter mon module airtable donc je vais choisir le airtable create a record et ici je vais venir connecter du coup ma base de données airtable qui s'appelle leero niicola.fr qui est juste ici et ma table comptabilité qui est l'onglet juste ici à partir de là vu que j'ai créé des champs donc des colonnes et cetera j'ai plus qu'à venir les remplir donc les mppés donc ici dans mon numéro de commande je suis V simplement récupérer l'Order iD du coup de ma commande ici dans le

customer ID je suis venu récupérer mon client ID le prix c'est pareil j'ai pris le total du prix le paiement méthode donc est-ce que c'est stripe Paypal et cetera donc qui est juste ici la date de la commande et c'est là où la petite subtilité où j'ai fait la trouvaille récemment donc je sais que pour ma part dans ma boutique j'ai l'extension PDF invoice and packing slips for woocommerce qui est du coup euh créé par WP overnight je sais qu'avec cette extension là je peux venir

en gros ça me crée une URL personnalisé donc comme on le voit ici univers debb/wcpdf invoice/ le numéro de ma commande/ashorder ke donc c'est un paramètre de la commande qu'on peut retrouver juste ici et/pdf et grâce à ça ça me permet d'ouvrir une URL qui est personnalisé en fonction de la commande et de récupérer le PDF en direct et ici j'ai mis facture ti du 8 et je suis venu mapper le nom de la personne et son prénom et ainsi que la date et donc du

coup si je lance actuellement ce module là ça vient tout récupérer au niveau de mes commandes je laisse sur rtable et et là logiquement voilà j'ai toutes mes commandes qui viennent s'enregistrer dans ma base de données alors je vois que j'ai oublié de mettre le prénom client donc on va revenir là-dessus on va venir refresh parce que c'est un nouveau champ c'est une nouvelle colonne que j'ai ajouté tout à l'heure et à partir de là ce que je vais faire ici c'est que je vais mpper

directement le first name je fais ok je save je relance voilà et là logiquement j'ai bien mon prénom client qui vient se mapper directement ici avec le numéro de la com commande le prix la méthode de paiement et je peux venir ici cliquer directement sur ma facture donc ça a été renommé en fonction et j'ai bien toutes les factures à chaque fois qui sont personnalisées en fonction des clients donc pareil je mettrai ce template à disposition vous avez juste à connecter directement soit airtable soit Google

sheet si vous voulez on peut repartir à zéro et le faire ensemble dans un Google sheets dès maintenant donc c'est parti voilà c'était pas prévu mais on va le montrer mine de rien pour tous ceux qui sont sur Google sheet donc je vais créer un nouveau Google sheet je vais l'appeler clever formation donc hop clever formation à partir de là je viens utiliser le module Google sheet ce que je veux c'est add AOW donc hop je viens l'ajouter juste ici je clique dessus bien sûr comme

d'habitude vous faites ad vous venez connecter avec votre compte Google n'oubliez pas de bien renommer la connexion à partir de là ce que je veux donc c'est dans mon drive ici je vais venir chercher le spreadsheet ID qui s'appelle clever formation donc clever il est ici et à partir de là ce que je vais faire c'est qu'une fois qu'il est connecté sheet name donc c'est ma feuille 1 est-ce qu'elle contient des entêtes oui donc je vais faire OK et en attendant ce qu'on va faire du

coup c'est qu'on va prendre directement le table qui est là moi je vais venir récupérer les champs donc ici je veux qu' mon numéro de commande ensuite je veux qu' mon prénom client donc prénom client ensuite je veux mon client ID je veux aussi le prix je veux la méthode de paiement la date de commande et la facture PDF alors par contre je garantis pas la facture PDF directement dans Google sheet c'est pour ça que j'utilise airtable mais on va quand même tenter donc je mets

en gras je centre un peu gère mes colonnes et à partir de là j'ai plus qu'à revenir directement ici sur Google sheet je viens faire un refresh pour réactualiser les nouvelles colonnes que je viens d'ajouter ici on voit que les les colonnes du coup sont bien renommées et en fonction de ça donc le numéro de commande c'est l'Order ID le prénom du client c'est le first name le client ID c'est le customer ID qui est ici donc c'est numéro 19 le prix donc là je vais

mettre price je crois que c'est sub total ouais je crois que c'est le sub total qu'il faut mapper euh ou total peut-être là voilà c'est total qui est ici le total de tax line parce que du coup il y a les taxes avec les livraisons et cetera donc c'est celui-ci qu'il faut mettre la méthode de paiement alors ce que je peux faire c'est taper stripe on a paiement méthode là n'hésitez pas d'ailleurs jeai pas précisé mais utiliser ce filtre là c'est pas mal pour rechercher là

on peut taper date ici on a la date du coup de la commande quand est-ce qu'elle a été créée et donc la facture il va falloir que je fasse ok je viens récupérer du coup dans mon air table le file URL mais je suis pas sûr que ça vienne la télécharger donc à ce moment-là ce qu'on pourrait peut-être faire on va essayer de voir ce que ça donne déjà en faisant comme ça je vais unlink mon air table et je vais connecter mon Google sheet et

à ce moment-là ce que je vais faire B c'est que je vais lancer mon automatisation et voir ce qui se passe donc à partir de là ça nous récupère bien tout j'ai l'impression et j'ai même l'impression du coup que ça nous met aussi directement l'URL alors c'est dommage qu'on l' pas en pièce jointe logiquement on peut mettre que des images dans Google sheet donc c'est logique mais après on a bien l'URL donc si par exemple je clique directement sur l'URL on a bien une redirection qui

est en train de s'effectuer et voilà on a bien notre PDF qui est en train de s'ouvrir avec avec notre facture du coup qui est la facture 10 12 donc à ce moment-là ce qu'on peut faire c'est directement pourquoi pas upload notre facture sur un Google Drive donc à ce moment-là on peut très bien ajouter toutes les informations ici directement dans notre Google sheet d'ailleurs je vois que là l'heure et la date est mal formaté donc ce que je vais faire c'est que je vais récupérer

une petite formule donc on va mettre la formule de la date et de l'heure donc là c'est la date de commande alors je vous collerai la formule à mettre mais en gros ici sachez que vous avez des petites options dans général fonction pour ceux qui veulent aller encore plus loin avec des get des IF des switch et cetera on a des opérateur des variables on peut aussi mettre du texte et fonction binaire on a aussi des dates donc là typiquement ce qu'on fait c'est qu'on vient

mpper en format date donc on clique sur format date ici on va mettre la formule day Day qui est juste après le pointvgule et ici entre parenthèses ce qu'on a besoin de faire c'est de revenir mettre la date create donc juste ici voilà comme ça et logiquement quand on va relancer donc je vais venir supprimer ces lignes là si je relance on aura la date et l'heure qui seront correctement mappé voilà on a la date et l'heure correcte des commandes donc ça on est d'accord et

désormais bah du coup ce qu'on pourrait faire si on a envie de partager nos pièces jointes à un comptable pareil on connecte notre Google Drive ce qu'on va faire c'est qu'on va euh alors on va faire upload file on va aller dans notre Google Drive donc quel compte j'ai connecté toujours pareil bouton ad vous connectez votre adresse mail pensez à bien renommer la connexion on euh donc je vais sur ce compte là et à ce moment-là du coup je vais créer un nouveau dossier qui va

s'appeler clever formation dans ce dossier clever formation je vais venir créer un nouveau dossier qui sera comptable et dans ce nouveau dossier de comptable je vais venir l'ouvrir et je vais créer un nouveau dossier pour juillet 2024 imaginons que ça c'est les commandes de mon site internet donc juillet 2024 et dans ce cas-là ce que je fais c'est que ici je dis select from the list je viens chercher dans mon drive mon dossier du coup clever formation je fais un petit plus je vais chercher mon

dossier comptable je reclique encore dans plus et à ce moment-là je viens chercher directement juillet 2024 et donc là ce que je peux faire alors du coup il me demande de mettre de mpper donc il me demande un file donc dans ce cas-là vu qu'il me demande de télécharger le fichier je vais faire OK et c'est là où je vais revenir utiliser ma formule HTTP GET file je vais cliquer dessus lui il attend d'avoir une URL donc dans ce cas-là euh ce que j'ai besoin de

faire du coup c'est de venir chercher la ligne avec l'URL et donc ce que j'ai besoin de faire c'est de faire un search r donc venir chercher la ligne dans mon Google sheet je connecte ici et je viens chercher dans clever formation je viens récupérer dans ma feuille 1 je vais faire remonter toutes les informations donc de A à Z ça c'est les colonnes les colonnes de A à Z et le maximum de lignes je je laisse vide logiquement si je fais run vis module only

il va me remonter du coup bah tout ce qui est là tout ce qu'on a rempli comme donnée et donc à ce moment-là ici dans mon HTTP URL je peux venir lui donner l'url de la facture en PDF et à ce moment-là quand je vais sur mon Google Drive logiquement ici on a le file HTTP GET file qui est déjà mappé il a compris que c'était lui qui allait nous donner l'image donc là je fais ok je vérifie dans les SH advancec settings donc ça ici

en gros renommer directement le HTTP GET file donc on pourrait dire que c'est on va renommer notre facture ti du BIT prénom du client et on pourrait mettre pourquoi pas ti du BIT et on pourrait mettre la date par exemple on fait ok on fait Save et à ce moment-là donc je vais venir supprimer tout ça je vais relancer mon automatisation logiquement ici on devrait avoir voilà notre facture et cetera qui s'ajoute alors la date de commande par contre il y a un petit problème sur

la date et on va regarder ici donc là on a notre PDF qui s'est créé et si je l'ouvre ben voilà j'ai bien ma commande PDF qui s'est stocké dans mon Google Drive et que je vais pouvoir envoyer de suite à mon comptable en gros je ferai un lien de partage directement ici hop juillet 2024 partager copier le lien je l'envoie à mon comptable et il a toutes mes pièces jointes de facture qui sont stockés en PDF donc là je pense qu'il y a eu un

petit problème sur le le mapage de date j'ai dû faire une petite bêtise al je viens de me rendre compte qu'en fait c'est tout simplement Google sheets j'avais pas mis directement ici en donnée date j'avais mis en texte brut ou en automatique et donc c'est pour ça du coup que ça a créé ici on le voit dans la date de commande ça nous a mis des chiffres à la place d'une date donc c'est pour ça que c'est parti en cacahuète sur le renommage des PDF vous

avez bien compris du coup que faut mettre absolument en format date ici date de commande votre colonne en date en tout cas c'est très simple voilà de gérer sa comptabilité avec une boutique booommerce donc n'hésitez pas encore une fois si vous avez bloqué sur un petit passage si vous avez un problème n'hésitez surtout pas je suis peut-être allé un peu vite c'est forcément nouveau pour vous donc n'hésitez surtout pas si vous avez des questions à les poser et vous aurez bien sûr encore une fois le

template qui sera à votre disposition si vous souhaitez le réutiliser directement